コピー機のトナー代・消耗品コストを抑える方法
複合機の月々のコストは、リース料だけでなく「トナー代」を含むカウンター料金（保守料金）が大きな割合を占めます。ここでは、トナー代を中心としたランニングコストの相場と、コストを抑えるためのポイントを解説します。
カウンター料金の仕組み
多くの複合機リース契約は「カウンター保守契約」とセットになっており、印刷した枚数に応じて1枚あたり数円のカウンター料金が発生します。カウンター料金には、トナー代・部品交換費・保守作業費が含まれていることが一般的です。
| 印刷方式 | カウンター料金の目安（1枚あたり） |
|---|---|
| モノクロ印刷 | 1円〜3円程度 |
| カラー印刷 | 8円〜15円程度 |
カラー印刷はモノクロに比べて単価が大きく上がるため、社内でカラー印刷が必要な用途を明確にし、モノクロで代替できる資料は設定を切り替えるといった工夫がコスト削減につながります。
トナー代を抑える3つの工夫
1. モノクロ・カラーの初期設定を見直す
複合機の初期設定が「カラー優先」になっていると、モノクロで十分な資料まで割高なカラー印刷になってしまうことがあります。社内向け資料はモノクロをデフォルトに設定するだけで、コストを抑えられます。
2. 印刷枚数に見合ったカウンター料金プランを選ぶ
印刷枚数が少ないオフィスが「大量印刷向け」のプランを契約していると、割高になっている場合があります。契約前・更新時に、実際の印刷枚数に見合ったプランになっているか確認しましょう。
3. 両面印刷・集約印刷を標準設定にする
両面印刷やページ集約（2ページを1枚にまとめるなど）を標準設定にすることで、印刷枚数自体を減らし、カウンター料金を削減できます。
カウンター保守契約とトナー買い切りの違い
カウンター保守契約はトナー代・保守料金が印刷枚数に応じた従量課金になるのに対し、トナーを都度購入する「買い切り」方式では、印刷枚数にかかわらずトナー代のみを支払います。印刷枚数が少ないオフィスでは買い切り方式の方が安くなる場合もあるため、自社の印刷量に応じてどちらが有利か比較検討するとよいでしょう。
まとめ
複合機のランニングコストの多くを占めるトナー代は、印刷設定の見直しやプラン選びによって削減できる余地があります。リース料金だけでなく、カウンター料金・トナーコストまで含めた総額で契約を比較することが、長期的なコスト削減につながります。