個人事業主・小規模オフィス向けコピー機の選び方

個人事業主や従業員数名の小規模オフィスでは、大企業向けの複合機をそのまま導入すると、機能が過剰でコストだけがかさんでしまうことがあります。ここでは、小規模オフィスがコピー機・複合機を選ぶ際に確認しておきたいポイントを整理します。

まず決めること：月間の印刷枚数を把握する

複合機のコストは、本体価格やリース料よりも「カウンター料金（印刷1枚あたりの料金）」の影響を強く受けます。月間の印刷枚数がどの程度になりそうか、まずはおおまかに把握しておきましょう。

月間500枚未満：コンパクトタイプの複合機や家庭用〜SOHO向け機種で十分なケースが多い
月間500〜2,000枚：小規模オフィス向けのA3複合機が候補
月間2,000枚以上：中小企業向けのハイスペック機種を検討

開業したばかりでもリース契約はできる？

複合機のリース契約には、リース会社による与信審査があります。開業したばかりで実績が少ない場合、審査によっては希望条件で通らないこともあります。

その場合の選択肢としては、

保証会社や連帯保証の条件を確認する
中古複合機の購入を検討する
短期のレンタルから始めて、事業が軌道に乗ってからリースに切り替える

といった方法があります。開業前後は特に、複数のリース会社・販売店に条件を確認しておくと安心です。

小規模オフィスが確認すべき機能

大企業向けの複合機には、部門ごとの利用制限や大量出力向けの機能など、小規模オフィスでは使わない機能が多く搭載されていることがあります。以下の点を優先して確認すると、無駄なコストを抑えられます。

FAX機能が必要か（メールでのやり取りが中心なら不要な場合も）
スキャンをクラウドストレージに直接送れるか
用紙サイズはA4のみで足りるか、A3が必要か
設置スペースに収まるサイズか

まとめ

小規模オフィス・個人事業主の複合機選びでは、「印刷枚数に見合った機種を選ぶこと」と「開業初期の審査事情を踏まえて導入方法を検討すること」がポイントです。過剰なスペックの機種を選んでしまうと、月々のコストだけがかさんでしまうため、必要な機能を整理したうえで複数社の見積もりを比較することをおすすめします。