インボイス制度・電子帳簿保存法と複合機の関係

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が進む中で、複合機の「スキャン機能」に注目が集まっています。ここでは、複合機がこれらの制度対応にどう関係するのかを整理します。

電子帳簿保存法とスキャナ保存制度

電子帳簿保存法では、紙で受け取った請求書・領収書をスキャンして電子データとして保存する「スキャナ保存」が認められています。要件を満たしたスキャナ保存を行うことで、紙の書類を保管するスペースやコストを削減できます。

複合機のスキャン機能を使ってスキャナ保存に対応する場合、一般的に以下のような要件を満たす必要があります（詳細な要件は国税庁の最新情報をご確認ください）。

一定の解像度・階調でスキャンできること
タイムスタンプの付与、またはそれに準じた改ざん防止措置がとられていること
帳簿書類との相互関連性が確保されていること

インボイス制度と複合機

インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、取引先から受け取った適格請求書（インボイス）の保存が必要になります。紙で受け取ったインボイスをスキャンして電子保存する場合も、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に沿った運用が求められます。

複合機を選ぶ際は、こうした制度対応を見据えて、以下の機能があるかを確認しておくとよいでしょう。

スキャンしたデータをクラウドストレージや会計ソフトに直接送信できる機能
OCR（文字認識）機能により、書類の内容を自動でデータ化できる機能
タイムスタンプ機能との連携、または対応する外部サービスとの連携

複合機だけで制度対応が完結するわけではない点に注意

複合機のスキャン機能は書類の電子化を効率化する手段の一つですが、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応は、会計ソフトや運用ルールの整備とあわせて検討する必要があります。複合機の機能だけで制度要件をすべて満たせるとは限らないため、顧問税理士や制度の公式情報も確認しながら、自社に合った運用方法を検討することをおすすめします。

まとめ

複合機のスキャン機能は、電子帳簿保存法・インボイス制度対応における書類電子化を効率化するうえで役立ちます。複合機を選ぶ際は、クラウド連携やOCR機能の有無も確認しておくと、今後の制度対応がスムーズになります。